Tôi gặp cái nỗi sợ này hoài, anh chị à. Mỗi lần rủ một anh doanh nhân ra đảo chơi vài bữa, câu trả lời quen thuộc nhất là: “Thôi Giang ơi, tôi mà đi vài bữa là công ty sập.” Nói thiệt, hồi xưa tôi cũng y chang. Tôi ôm hết. Đi đâu cũng kè kè cái điện thoại, mười lăm phút coi một lần, sợ vắng mình là mọi thứ đứng khựng. Đi chơi mà đầu óc còn ở văn phòng thì có khác gì ngồi văn phòng đâu, đúng không anh chị?
Nhưng tôi sống và làm việc ở đảo Hòn Sơn này hơn 30 năm rồi. Tôi xây một lúc nhiều mảng — tàu bè, đặc sản, tour, xăng dầu, tạp hóa. Tôi mà ôm hết thì chết trước, công ty chết sau. Cho nên tôi buộc phải học cách đi vắng mà mọi thứ vẫn chạy. Bài này tôi không khuyên anh chị liều, bỏ bê công ty rồi xách ba lô đi. Tôi chỉ kể cách chuẩn bị, để khi mình rời bàn làm việc vài bữa, mình đi mà trong lòng yên — chứ không phải đi mà ruột gan như lửa đốt. Nếu anh chị chưa đọc bài đầu cụm này, ghé qua bài trụ “văn phòng giữa biển” trước nha, để hiểu vì sao tôi cứ rủ doanh nhân về đảo.
Cây dừa — công ty tốt là công ty không cần ông chủ đứng canh
Ở đảo tôi, cây dừa mọc khắp nơi. Anh chị để ý mà coi: cây dừa nó đứng yên một chỗ cả đời. Gió bão tới, nó chỉ cúi mình xuống rồi đứng dậy. Vậy mà năm nào nó cũng ra trái đều đặn. Không ai canh nó. Không có ông chủ vườn nào ra ngó từng ngày, tưới từng gáo, đỡ từng tàu lá. Nó tự sống. Tự nuôi được mình.
Vì sao? Vì gốc rễ nó cắm sâu. Thân nó tự hút nước, tự lấy nắng, tự đứng vững. Cái gốc lo phần gốc, cái thân lo phần thân, cái ngọn lo ra trái. Mỗi phần làm đúng phần của nó, nên chủ vườn có đi đâu vài tháng về, dừa vẫn lủng lẳng đầy cây.
Tôi nghĩ công ty cũng vậy thôi. Công ty tốt là công ty mà ông chủ đi vắng vài bữa, nó vẫn ra trái. Khách vẫn được phục vụ, đơn vẫn ra, tiền vẫn về đúng chỗ. Không phải vì mình giỏi tới mức không cần thiết — mà vì mình đã trồng cái gốc cho nó đủ sâu rồi.
Ngược lại, nếu mình đi có hai ba bữa mà công ty đứng khựng, điện thoại reo liên tục, ai cũng phải đợi mình quyết — thì đó là một dấu hiệu. Dấu hiệu của cái cây mà rễ chưa cắm sâu, thân còn dựa hết vào một cây cọc là mình. Rút cây cọc ra là nó ngã.
Mà tôi muốn nói rõ chỗ này: đó là dấu hiệu để mình SỬA, chứ không phải lý do để cả đời mình không dám nghỉ. Nhiều anh em lấy cái cớ “công ty không có tôi không xong” để rồi mười năm, hai mươi năm không nghỉ một ngày trọn vẹn. Tôi thấy thương. Cái đó không phải là tự hào đâu anh chị. Cái đó là hệ thống đang gánh hết lên một người, và người đó sớm muộn cũng gãy.
3 thứ phải có trước khi rời bàn làm việc
Tôi không có công thức cao siêu gì. Tôi chỉ có ba thứ tối thiểu, mà tôi luôn chuẩn bị trước mỗi lần đi. Đơn giản vậy thôi.
Thứ nhất — một người chịu trách nhiệm thay trong lúc mình đi. Không phải giao chung chung cho “cả nhóm”. Giao chung chung là không ai chịu trách nhiệm hết. Phải có một người, gọi tên rõ ràng: “Mấy bữa anh đi, em là người quyết. Mọi người hỏi gì cứ hỏi em.” Người đó không cần giỏi bằng mình ở mọi mặt. Chỉ cần đủ tin cậy để cầm cái tay lái trong vài bữa. Tôi luôn nói rõ với anh em rằng trong thời gian đó, em quyết sao tôi nghe vậy, đừng đợi tôi.
Thứ hai — việc nào làm đi làm lại thì phải viết thành quy trình rõ ràng. Cái này quan trọng mà ít người chịu làm. Những việc lặp đi lặp lại mỗi ngày — đón khách thế nào, giao đơn ra sao, nhập hàng, ghi sổ — nếu nó nằm hết trong cái đầu của mình thì mình đi là nó theo mình luôn. Còn nếu nó viết ra giấy, ai đọc cũng làm được, thì mình đi nó vẫn ở lại. Tôi không bắt anh em viết hay viết đẹp. Cứ ghi từng bước một, người sau đọc làm theo được là đạt. Người thật việc thật nói thật, một cái quy trình viết tay mà rõ còn hơn cả ngàn lời dặn dò.
Thứ ba — một khung liên lạc khẩn, nói cho rõ: việc nào mới được gọi mình. Đây là chỗ tôi vấp nhiều nhất hồi xưa. Mình bảo “có gì gọi anh” thì cái gì người ta cũng gọi, vì người ta sợ làm sai. Vậy là mình đi mà điện thoại reo cả ngày. Phải nói ngược lại mới đúng: “Chỉ những việc này — ví dụ liên quan tới tiền lớn, tới an toàn của khách, tới chuyện pháp lý — thì mới gọi anh. Còn lại, người ở nhà tự quyết.” Vẽ ra cái lằn ranh đó rõ ràng, thì mình mới thật sự rời được bàn làm việc.
Uỷ quyền không phải buông bỏ
Nhiều người nghe “uỷ quyền” là nghĩ tới chuyện thả tay, mặc kệ, ai làm sao thì làm. Không phải vậy đâu nha anh chị. Uỷ quyền không phải buông bỏ. Uỷ quyền là giao việc kèm theo giao luôn cái quyền quyết — nhưng trong một giới hạn mình vẽ sẵn.
Tôi lấy chính chuyện của tôi ra nói cho thật. Tôi đang chạy nhiều mảng cùng lúc trong hệ sinh thái LAMOSE: bên thì tàu bè đưa khách, bên thì đặc sản đóng gói gửi đi, bên thì tour, bên thì xăng dầu, tạp hóa. Một mình tôi không thể có mặt ở từng chỗ mỗi ngày. Nếu cái gì cũng phải qua tay tôi duyệt thì cả hệ thống tắc nghẽn ở chính tôi. Cho nên tôi buộc phải giao. Tôi giao cho người phụ trách từng mảng cái quyền quyết trong phần việc của họ: dưới một mức tiền nào đó, trong phạm vi việc nào đó, em cứ quyết, không cần hỏi anh.
Cái khó nhất của uỷ quyền không phải là giao việc. Cái khó nhất là chịu được khi người ta làm chưa giống ý mình, và đôi khi làm sai. Mình phải tin và phải để cho người ta được sai — trong một vùng an toàn. Tức là sai ở chỗ mà cái sai đó không làm sập công ty, không hại khách, không mất số tiền lớn. Sai trong vùng đó là học phí. Người ta sai một lần, mình ngồi lại chỉ cho người ta, lần sau người ta lớn lên. Còn nếu mình giành quyết hết, không cho ai sai bao giờ, thì cả đời người ta vẫn là cái tay sai vặt, không bao giờ thành cây dừa tự đứng được.
Mỗi doanh nghiệp mỗi khác, tôi không dám nói cách của tôi đúng cho tất cả. Có anh quân số đông, có anh chỉ vài người. Nhưng cái tinh thần thì giống nhau: tin người, vẽ giới hạn, để người ta lớn lên trong giới hạn đó.
Tập “đi vắng” từ nhỏ tới lớn
Tôi không bao giờ khuyên ai đùng một cái biến mất cả tuần khi chưa chuẩn bị gì. Như vậy là liều, mà liều thì dễ gãy. Tôi tập, và tôi khuyên anh chị cũng tập — từ nhỏ tới lớn.
Lần đầu, thử đi một ngày thôi. Tắt bớt điện thoại, giao cho người ở nhà, rồi đi. Tối về, ngồi soi lại: hôm nay có chỗ nào kẹt không? Có việc gì mà mọi người không tự quyết được, cứ phải đợi mình? Chỗ nào kẹt, mình vá chỗ đó. Có thể là thiếu một quy trình. Có thể là người mình giao chưa rõ phần việc. Vá xong rồi mới đi tiếp.
Lần sau, thử ba ngày. Lại về, lại soi, lại vá. Rồi mới tới một tuần. Mỗi lần đi vắng giống như một lần thử lửa cho cái hệ thống của mình. Chỗ nào yếu thì nó lòi ra. Mà nó lòi ra trong lúc mình đi ba ngày thì còn sửa được, chứ để tới lúc mình ốm nằm liệt giường mới lòi ra thì trở tay không kịp.
Tôi hay nói với anh em một câu cho thấm: cái giường đắt nhất thế gian là cái giường bệnh. Mình xây hệ thống để đi vắng được, một phần là để nghỉ ngơi cho khỏe, nhưng phần sâu hơn là để lỡ một ngày mình có mệnh hệ gì, cái công ty không sụp theo mình. Mình là báu vật của vợ con, chứ đâu phải cái cỗ máy kiếm tiền không được phép dừng, đúng không anh chị?
Khi hệ thống đã chạy, hãy tự thưởng một chuyến
Tới cái ngày mà anh chị đi ba ngày về, mở điện thoại ra mà thấy mọi thứ vẫn êm — đơn vẫn ra, khách vẫn vui, tiền vẫn về đúng sổ — thì tôi nói thật, đó là một cảm giác sướng lắm. Sướng hơn cả kiếm thêm được một mớ tiền. Vì lúc đó anh chị mới thật sự nghỉ được. Nghỉ mà đầu óc thảnh thơi, không còn cái dây thần kinh nào còn cắm về văn phòng.
Lúc đó, hãy tự thưởng cho mình một chuyến đi cho đàng hoàng. Tôi gợi ý về đảo Hòn Sơn chỗ tôi. Mang theo cái laptop nếu anh chị muốn vừa nghỉ vừa làm cũng được — tôi gọi vui đó là cái văn phòng giữa biển, tôi tả kỹ trong bài trụ về chuyến vừa nghỉ vừa làm. Còn nếu anh chị muốn biết ba ngày hai đêm thì sắp xếp giờ giấc ra sao cho vừa thở vừa giải quyết được việc, tôi có viết hẳn một lịch trình chi tiết để anh chị tham khảo.
Nói thật — không có công thức thần kỳ
Tôi phải nói cho rõ ở đây, vì tôi không muốn ai đọc xong rồi hiểu lầm. Những thứ tôi kể trên không phải là công thức thần kỳ. Tôi không hứa anh chị làm theo y chang là công ty tự chạy, tự đẻ ra tiền, mình rảnh rang đi chơi suốt. Không có chuyện đó.
Đây chỉ là những nguyên tắc tôi rút ra từ chính cái thực tế của mình, sau bao nhiêu lần vấp. Mỗi doanh nghiệp mỗi khác. Ngành khác, người khác, quy mô khác, văn hóa khác. Có chỗ đúng với tôi mà chưa chắc đúng với anh chị. Anh chị phải tự thử, tự soi, tự sửa cho hợp với cái nhà của mình.
Tôi thích một câu của người đi biển: biển không bao giờ hứa hẹn với ai cả. Biển không cam kết hôm nay sóng êm hay sóng dữ. Người đi biển giỏi không phải người bắt biển hứa, mà là người chuẩn bị đủ kỹ để ra khơi trong mọi thời tiết. Làm ăn cũng vậy. Tôi không hứa với anh chị điều gì. Tôi chỉ chia sẻ cách tôi chuẩn bị. Còn lại là việc của anh chị và cái biển của riêng mình.
Tác giả
Tôi là Lý Minh Giang, anh em hay gọi tôi là Giang Biển Đảo. Tôi sinh sống và làm việc tại đảo Hòn Sơn, Kiên Giang hơn 30 năm. Tôi gây dựng hệ sinh thái du lịch biển đảo LAMOSE với nhiều mảng cùng chạy một lúc — tàu bè Sea Mê đưa khách ra khơi, đặc sản Hải Vị Giang Sơn, LAMOSE Tour, rồi cả mảng xăng dầu, tạp hóa trên đảo.
Chính vì ôm nhiều mảng như vậy, tôi không còn lựa chọn nào khác ngoài việc học cách uỷ quyền và xây hệ thống cho tử tế. Chuyện đi vắng mà công ty vẫn chạy, với tôi không phải lý thuyết đọc trong sách — nó là chuyện tôi vấp, tôi sửa, tôi làm mỗi ngày trên cái đảo này. Tôi kể lại đây với tinh thần một người anh đi trước, chia sẻ chứ không dạy đời. Người thật việc thật nói thật.
Vài câu anh chị hay hỏi tôi
Công ty tôi nhỏ, ít người quá, uỷ quyền kiểu gì hả Giang? Nhỏ thì uỷ quyền kiểu nhỏ. Anh chị không cần cả một phòng ban. Chỉ cần một người — dù là một nhân viên, hay một người nhà cùng làm — mà anh chị tin, giao cho họ một hai việc rõ ràng nhất, kèm cái quyền tự quyết trong việc đó. Bắt đầu từ một việc nhỏ thôi. Quan trọng là tập cái thói quen giao, chứ không phải quy mô lớn hay nhỏ.
Tôi sợ giao rồi nhân viên làm sai thì sao? Sai là chuyện chắc chắn sẽ xảy ra, anh chị à, kể cả mình tự làm mình cũng sai. Cái cần làm không phải là né cho khỏi sai, mà là vẽ ra một vùng an toàn để người ta được phép sai mà không gây hại lớn. Giao những việc mà nếu sai cũng sửa được, cũng không sập công ty. Người ta sai trong vùng đó, mình chỉ lại, lần sau họ giỏi hơn. Đó là cách người ta lớn lên.
Lần đầu đi vắng thì đi bao lâu là hợp lý? Tôi khuyên đi một ngày trước thôi. Một ngày để thử, để soi xem chỗ nào kẹt. Đừng ham đi cả tuần ngay khi chưa chuẩn bị. Một ngày ổn rồi mới ba ngày, ba ngày ổn rồi mới một tuần. Tập từ nhỏ tới lớn, mỗi lần về vá một chỗ. Đơn giản vậy thôi.
Vậy chừng nào tôi mới được đi chơi thật sự? Khi anh chị đi ba ngày về mà lòng nhẹ tênh, không phải mở điện thoại ra mười lần một bữa — thì lúc đó anh chị được đi chơi thật rồi đó. Tự thưởng một chuyến cho đàng hoàng, xứng đáng lắm.
Vậy thì — về nhà Giang chơi đã
Khi nào cái hệ thống của anh chị đã ổn, công ty đi vài bữa vẫn ra trái như cây dừa — thì cho mình một chuyến nha. Về đảo Hòn Sơn chỗ tôi. Vừa nghỉ cho khỏe cái đầu, vừa mang laptop ra ngồi giữa biển làm vài việc nếu muốn, vừa gặp gỡ anh em doanh nhân khác. Tôi hay tổ chức mấy buổi như vậy, tôi kể trong bài về networking và team building trên đảo.
Cần biết ăn gì, ở đâu, đi đâu trên đảo thì ghé cẩm nang Hòn Sơn của tôi. Còn muốn rủ tôi cà phê kể chuyện làm ăn, cứ tìm tôi ở lyminhgiang.com hoặc @giangbiendao. Biển ở đây lúc nào cũng có chỗ cho anh chị.
Để lại một bình luận